Como comparar duas apólices de seguro com o Gemini Notebook sem perder a letra miúda

O Gemini Notebook, antigo NotebookLM, só enxerga os documentos que você sobe em cada caderno. Veja como organizar as condições gerais de duas apólices num único caderno, fazer as perguntas certas e conferir cada resposta na fonte antes de falar com o cliente.

Nota da redação: este artigo afirma que o Gemini Notebook é o antigo NotebookLM e que contas Workspace seguem 'outras regras internas' de compartilhamento. A fonte oficial usada na apuração (página de ajuda do Google sobre o Gemini Notebook) não confirma nenhuma dessas duas afirmações: ela não menciona o nome anterior da ferramenta nem detalha regras específicas de compartilhamento para contas Workspace. O restante do passo a passo, incluindo caderno independente, Data Table, exportação para Sheets, limites de compartilhamento geral, analytics e o aviso sobre não usar a ferramenta para aconselhamento profissional, está respaldado na documentação oficial. Leve isso em conta antes de repetir essas duas afirmações específicas como fato confirmado.

O Gemini Notebook, antigo NotebookLM, só enxerga os documentos que você sobe em cada caderno. Veja como organizar as condições gerais de duas apólices num único caderno, fazer as perguntas certas e conferir cada resposta na fonte antes de falar com o cliente.

Toda apólice tem duas partes: a proposta que o cliente assina e as condições gerais, aquele documento longo com a letra miúda da cobertura, da carência e das exclusões. Comparar duas condições gerais lado a lado, de seguradoras diferentes, é tarefa manual que consome a tarde de qualquer corretor. Vou mostrar o caminho que eu seguiria com o Gemini Notebook, o caderno de fontes do Google (antigo NotebookLM), para fazer essa comparação sem perder a letra miúda pelo caminho. O guia serve para corretor de seguros, PJ ou autônomo, que lida com PDF de condição geral todo dia.

Um caderno não enxerga o outro, e isso muda como você organiza o trabalho

A página de ajuda do Gemini Notebook, publicada pelo Google, é direta sobre isso: cada caderno é independente, e a ferramenta não acessa informações de vários cadernos ao mesmo tempo. Isso quer dizer que, se você subir a apólice A num caderno e a apólice B em outro, ela nunca vai comparar as duas: simplesmente não enxerga o segundo caderno quando está processando o primeiro.

Na prática, a regra muda o jeito de organizar o trabalho: as duas condições gerais que você quer comparar precisam estar no mesmo caderno, como duas fontes da mesma coleção. É aí que entra o passo a passo.

O passo a passo para montar o caderno de comparação

Pré-requisitos antes de começar:

• Conta Google, de preferência corporativa, da corretora
• PDF das condições gerais das duas apólices, baixado do site da seguradora ou do portal de documentos
• Navegador atualizado, acessando o Gemini Notebook

Passo a passo:

1. Abra o Gemini Notebook e clique em "Create new notebook" (criar novo caderno)
2. Na janela que abre, selecione "Upload a source" e suba o PDF da condição geral da apólice A
3. Sem fechar o caderno, clique em "+ Add" no painel de fontes e suba o PDF da condição geral da apólice B, na mesma coleção
4. Espere o painel "Chat" gerar o resumo automático das duas fontes, que já aponta do que tratam os dois documentos
5. Dê um nome ao caderno que identifique as apólices sem expor dado do cliente, como "Comparação auto, seguradora X vs seguradora Y", nunca o nome do segurado

As perguntas certas sobre cobertura, carência e exclusão

Com as duas condições gerais no mesmo caderno, o painel "Chat" responde perguntas específicas, executa instruções ou sugere opções prontas, conforme descreve a documentação do Google. A qualidade da resposta depende de como você pergunta: pergunta genérica devolve resposta genérica.

Perguntas que funcionam bem para comparar apólices:

• "Compare a cobertura de incêndio e raio entre as duas apólices e liste as diferenças de limite de indenização"
• "Qual o prazo de carência de cada apólice para o risco de roubo e furto qualificado?"
• "Liste todas as exclusões de cobertura da apólice A que não aparecem na apólice B, e vice-versa"
• "A apólice B cobre dano elétrico sem a necessidade de incêndio? Cite o trecho exato da condição geral"

Peça uma tabela em vez de ler texto corrido

Quando a comparação tem muitos itens (cobertura, carência, franquia, exclusão), peça uma "Data Table" no painel "Studio" em vez do texto corrido do chat. Clique no ícone de lápis para personalizar e descreva as linhas e colunas que quer: por exemplo, linhas por tipo de cobertura e colunas por apólice. O resultado exporta para o Google Sheets, que preenche a tabela numa aba e as citações de cada célula em outra aba, segundo a própria documentação do Google.

Um exemplo de como essa tabela fica organizada, só para ilustrar a estrutura (os valores reais saem dos PDFs que você subiu, não de um padrão da ferramenta):

Confira a citação da tabela antes de recomendar

Quando você exporta a Data Table para o Google Sheets, a própria documentação do Google confirma que as citações de cada célula populam uma segunda aba, ligando a informação ao trecho do documento de onde ela veio. Antes de levar qualquer dado da tabela ao cliente, abra essa segunda aba e leia o parágrafo original da condição geral.

Para respostas que vêm direto do painel "Chat", sem passar por uma Data Table exportada, não há garantia documentada do mesmo mecanismo automático de citação: peça explicitamente que a ferramenta cite o trecho exato, como nas perguntas sugeridas acima, e confira o PDF original antes de confiar na resposta.

Se o trecho citado não diz exatamente o que o resumo afirma, a resposta está errada e você não usa. O que a IA rascunha, uma pessoa revisa: isso vale para a tabela, para o relatório e para qualquer resumo que o caderno gerar antes de virar e-mail para o cliente.

Os tropeços que vão aparecer

• O app mobile do Gemini Notebook tem limitações nesse tipo de tarefa, segundo a própria ajuda do Google, então o fluxo de upload e tabela funciona melhor no navegador do computador
• Se você editar o relatório exportado para o Google Docs ou a tabela exportada para o Sheets, essa edição não volta para o caderno original; qualquer correção de conteúdo precisa ser pedida de novo dentro do caderno
• Com cinco fontes ou mais no mesmo caderno, por exemplo se você já compara três ou quatro seguradoras ao mesmo tempo, o Gemini Notebook passa a rotular e categorizar as fontes automaticamente; vale conferir se o rótulo não misturou documentos de apólices diferentes
• Compartilhar o link no modo "Chat View" esconde fontes e artefatos da visualização padrão, mas a própria ajuda do Google avisa que isso não revoga o acesso de fato: quem recebe o link ainda pode encontrar caminho até o material escondido. Não é forma segura de ocultar dado de cliente

Dado do cliente não sobe sem contrato, e é assim que você confere

Antes de subir a condição geral com nome, CPF ou número de apólice do segurado, confirme duas coisas. Primeiro, se a corretora acessa o Gemini Notebook por uma conta Google Workspace com contrato de processamento de dados assinado, ou por uma conta Gmail pessoal sem esse contrato: isso muda o que a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, sancionada pela Presidência da República) exige na hora de tratar dado de terceiro numa ferramenta de nuvem.

Segundo, se o PDF da condição geral que você vai subir já vem sem a parte da proposta assinada, que é onde normalmente fica o dado pessoal do segurado.

Se a resposta para qualquer uma dessas perguntas for "não sei", pergunte ao compliance ou ao responsável pela proteção de dados da corretora antes de subir qualquer arquivo. A própria página de ajuda do Gemini Notebook já avisa, em letra miúda própria: não confie nele para aconselhamento médico, jurídico, financeiro ou de qualquer outra área profissional, já que o conteúdo gerado é só informativo e não substitui o profissional qualificado. Para o corretor, isso quer dizer que a tabela comparativa é um rascunho de trabalho, não a recomendação final que vai para o cliente.

Compartilhando o caderno com a equipe da corretora

Se mais de uma pessoa da corretora usa o mesmo caderno, dá para compartilhar como "Viewer" (só lê fontes e notas) ou "Editor" (adiciona, remove fontes e compartilha de novo). Uma conta Gmail pessoal compartilha um caderno com até 50 usuários, mas não compartilha com grupos do Google; contas Workspace seguem outras regras internas. Dá também para permitir que cada pessoa crie uma cópia privada do caderno, com fontes e artefatos, mas sem o histórico de chat e as notas, que não são copiados.

Se você quer saber quantas pessoas da equipe realmente usam o caderno de comparação, o Gemini Notebook mostra analytics dos últimos sete dias, mas só libera a métrica quando o caderno está compartilhado com pelo menos quatro outras pessoas e teve atividade de chat na semana. É um jeito simples de ver se o caderno virou hábito ou ficou esquecido depois do primeiro teste.

Fonte: Ajuda do Gemini Notebook: criar um caderno